协同办公在企业管理中发挥的作用

  随着企业对协同办公要求的提高,协同办公的定义随之扩展,将其提升到了智能化办公的范畴。大多数企业在发展过程中不仅需要解决日常办公、资产管理、业务管理、信息交流等常规协同的功能,同时在即时沟通、数据共享、移动办公等方面也提出了更进一步的需求。

  不仅如此,很多企业也在寻求低成本、高性能、高整合、智能化管理企业的综合性管理应用平台,因此形成了一系列的协同办公系统。

  由于协同办公系统在企业发展中的作用越来越突出,更多软件厂商也将目标渐渐转移到了协同办公软件的发展中去,本文就协同办公在企业管理中发挥的作用进行了阐述:

  1、建立内部的通信平台。

  建立单位内部的邮件系统,使单位内部的通信和信息交流快捷通畅,协同办公更方便。

  2、建立信息发布的平台。

  在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如小秘书,公司广播,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解企业的发展动态,协同办公更快捷。

  3、实现工作流程的自动化。

  OA变革了单位传统纸质公文办公模式,企业内外部的即时通讯、审批管理、任务管理、销售管理等均采用电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。再不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节,协同办公更高效。

  4、 实现文档管理的自动化。

  OA可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。

  文档管理自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按部门进行使用和共享。实现文档管理自动化以后,如企业来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。

  5、更多管理平台。

  它牵涉的内容比较多,比如销售管理、物料管理、进销存管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公管理系统,实现了这些辅助办公的自动化,协同办公更完善。

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